Жизнь онлайн: как управлять айфоном на расстоянии и вести общие документы

Техническая консультантка Офиса про жизнь и работу онлайн во время пандемии, самые популярные ошибки и запросы, а еще про дельные советы и безопасность. 

Когда пришло понимание, что онлайн может затянуться на месяцы, Офис решил оказывать техническую поддержку всем НКО. Так Сахарок стала технической специалисткой, которая помогала командам разобраться с онлайн-инструментами.

«Толкнули в холодную воду, а ты ведь и не просил_а» 

– В апреле я побывала на огромном количестве онлайн-встреч, вебинаров, курсов и воркшопов, – вспоминает Сахарок. – Порой видела как люди ругаются: «плохой звук», «ничего не видно», «неясно как установить программу». Бесспорно, никакая программа не сможет заменить живого общения, но онлайн тоже может быть продуктивным.  

Я понимаю, почему было так сложно сразу уйти в онлайн – ситуация развивалась слишком быстро и мало кто был готов к такой жизни. Похоже на чувство, будто тебя толкнули в холодную воду, хотя ты не просил_а. 

В первые недели мы с командой Центра «Живой Библиотеки» были в ужасе от перспективы работать удаленно. Мы все очень тактильные, для нас важны живые встречи. 

Поэтому оглядываясь назад, я понимаю, что работать в онлайне нам помогли не только моральная поддержка внутри команды, но и дополнительные онлайн-инструменты: Trello, Doodle, Telegram, общий Google Диск. Они нас синхронизировали, чтобы мы могли работать, находясь в километрах друг от друга.

Работа в команде: общие документы и программы лояльные к НКО

Для общения – мессенджер Telegram. Там есть удобные опросы, выделение текста (жирный, курсив, зачеркивание, ссылка в словах), разделение чатов и групп по папкам. 

В телеграме даже появились видеозвонки. Они не лучшего качества и для работы вряд ли подойдут. Но если нужно обсудить рабочий вопрос очень быстро, а заодно и повидать коллегу или коллежанку – очень даже удобно!

Живые встречи хорошо заменяет платформа Zoom. Здесь вы в режиме реального времени видите людей – чего так не хватает во время самоизоляции. Zoom платный, но есть лояльность к НГО при заполнении анкеты от организации. Есть и бесплатный вариант – если вам хочется поговорить один на один с коллегой или коллежанкой. Нужно лишь зарегистрироваться на сайте и скачать себе приложение Google Meet.

Для планирования – Google-календарь и Xoyondo. 

Первый не дает потеряться в огромном количестве дедлайнов, созвонов, онлайн-мероприятий и помогает не назначить на одно время две встречи. А второй – Xoyondo – поможет выбрать коллективно дату или принять решение через голосование. Оба инструмента очень простые, минимальная регистрация и легкий функционал. А если вам нужно назначить много встреч один на один, то выручит Calendly.

Для работы над задачами — Trello и Google Диск. 

Представьте себе виртуальную доску со множеством умных стикеров в реальном времени. Это и есть Trello – виртуальный планировщик и трекер задач, как личных, так и командных. 

Можно подробно записывать задачи, ставить срок выполнения, добавлять ссылки, отмечать людей и многое другое. Trello помогает видеть кто и чем занимается, на каком этапе каждая задача и кому нужна помощь. Что еще удобно – к каждой задаче можно прикреплять документы, таблицы и ссылки – всю необходимую информацию.

Google Диск (есть аналог и у Яндекса, и у Mail.ru) – это виртуальная папка с вашими документами, таблицами, фото, презентациями и так далее. Теперь не нужно пересылать документы и скачивать «последнюю редакцию». Все можно найти на общем диске и даже вместе работать в одном документе или таблице, оставлять комментарии. 15 гигабайт доступны для бесплатного хранения! Хватит надолго, правда фото иногда нужно выгружать, чтобы не забирали всю память.

Важно понимать, что секретную информацию лучше не загружать в интернет. В этом случае лучше использовать шифрование или встречаться лично для передачи флешки с информацией. 

Многие организации также ведут переписку и великие дела в Slack. Это платформа для рабочего общения. Удобно разделяются чаты, есть свой робот-помощник с напоминаниями, умная система уведомлений. Мессенджеры и социальные сети могут быть хороши для общения. Но нередко бывает, что из-за этого работа и личное смешивается, а это мешает отдыху. Slack платный, но есть лояльность к НГО при заполнении анкеты от организации.

Как проводить встречи и воркшопы: музыка во время ожидания и инструкция по установке Zoom

Онлайн-мероприятия не сложнее и не легче, просто это что-то новое и другое. Если каждая организация сейчас вспомнит свое первое мероприятие, то скорее всего ответ будет таким: «Нам было сложно, непонятно и волнительно». Но жизнь онлайн требует практики, поэтому лучше становится с опытом.

Думаю, многие уже видели или сами участвовали в онлайн-воркшопах и тренингах на 50-90 человек. Когда-то это казалось невозможным, а сейчас – «очень даже интересно». 

В Zoom, например, есть возможность делить людей на группы – разводя их по комнатам. Демонстрация экрана помогает показывать презентации или даже видео – все как на реальных тренингах. Администраторы конференций могут отключать и включать микрофон у всех участников сразу – эта функция позволяет не мешать спикер_кам вести тренинг и избавляет всех от лишнего фонового шума. 

И, конечно, параллельно с конференцией есть чат для всех участ_ниц, где можно задавать вопросы во время лекций. А лектор_ка сможет их читать сразу или параллельно, давая ответ в реальном времени.

Когда мы проводим встречи онлайн, всегда кто-то приходит пораньше, а кто-то обязательно опаздывает. В этим минуты ожидания можно предусмотреть музыкальную паузу. Организатор конференции может транслировать на всех какой-нибудь плейлист – это всегда лучше, чем слушать тишину или звуки, которые доносятся в офисе или квартире участницы или участника.

Еще один полезный лайфхак – вместе с приглашением на конференцию в Zoom за несколько дней или часов можно выслать подробную инструкцию «Как установить и пользоваться Zoom». Лучше потратить полчаса на создание такой инструкции, чем каждый раз созваниваться или списываться с каким-либо участником или участницей и объяснять удаленно мелкие вопросы. Вот небольшая инструкция по подключению к трансляции в Zoom с компьютера и телефона.

Цифровая безопасность: чистим чаты и управляем чужим айфоном на расстоянии

Безопасность бывает не только физическая и ментальная. Всегда нужно помнить и о цифровой безопасности. 

Стандарт – это двойная аутентификация, использование надежной электронной почты, например, Gmail, и сложные пароли, которые нигде не повторяются. И, конечно, следить за тем, какую информацию и документы вы загружаете в интернет.

Вот несколько советов и инструментов, которые помогут безопасно проводить онлайн встречи, избежать неприятностей, если вас взломают мошенники, и помогут просто чувствовать себя защищенными:

— Лучше ставить сложные цифровые пароли на компьютерах и телефонах и снять рисованный ключ-пароль или Touch ID (разблокировка по отпечатку пальца).
— Можно выйти из аккаунтов на телефоне (почта, соцсети, мессенджеры) и перевести работу на компьютер или заходить обратно в безопасных условиях.
— Большая часть информации находится в мессенджере Telegram, поэтому важно скрыть свое настоящее имя, фамилию и фотографию от посторонних.
— Еще можно удалять само приложение на телефоне. Вся информация привязана к вашему мобильному номеру, поэтому при установке программы снова все восстановится.
— Еще хорошо бы чистить историю в чатах, переписках и общаться в секретных чатах.

Если у вас айфон, то можно дать удаленный доступ доверенному лицу, чтобы в случае чего он или она смогли быстро удалить необходимые файлы или беседы. Подробнее тут.

Если у вас Xiaomi, то в настройках вашего телефона можно установить второе пространство – место, которое откроется при заданном пароле. Там будет новая галерея, приложения, аккаунты – вы сами решаете, что будет установлено. Только история вызовов сохраняется. В этом случае лучше убрать уведомления с основного пространства в настройках. Подробнее можно прочитать здесь.

Или есть приложение Parallel Space для второго пространства. Правда, есть существенный минус – может не все работать. Подробнее тут.

Как жить дальше?

Будут ли новые волны пандемии? А если еще хуже? Этот вопрос сейчас обсуждается активно, но как работать и жить онлайн знают уже все. Главное – не бояться пробовать новые инструменты и программы, экспериментировать и знать, что вы не одни.

А чтобы вся полезная информация была в одном месте и не потерялась, мы составили Таблицу с полезными программами, где подробно расписали плюсы и минусы каждой, уточнили их стоимость и полезность для работы.

Узнать больше об онлайн-инструментах можно также в нашем «Руководстве для некоммерческих организаций: как жить и работать в онлайне».