Мы продолжаем рубрику «А так можно было?», где сотрудницы команды делятся своими историями выхода на удаленную работу, лайфхаками и трудностями. Сегодня разговор пойдет о финансовой составляющей.
Серия материалов «А так можно было?» – это личный опыт каждой сотрудницы Офиса. Каждый понедельник и четверг вы можете знакомиться с одной из нас и забирать в свою копилку «лучшие практики».
Привет! Меня зовут Алеся Бальчунас, я финансовая менеджерка Офиса.
Как изменилась моя работа с переходом на онлайн? Почти никак!
Полностью самоизолироваться не получается, ведь документооборот юридических лиц в нашей стране работает в основном на бумаге. А это история про реальные подписи и печати на всех документах.
Конечно, приходится постоянно мыть руки и дезинфицировать мобильный телефон, ноутбук, ключи и снова руки.
Электронная подпись! Нет, не слышали
Сейчас как никогда чувствуется недостаток электронного документооборота с другими юрлицами, как, например, с банком. Мы пользуемся клиент-банком, используем электронный документооборот с налоговой инспекцией, Фондом соцзащиты населения и другими органами контроля.
Хотя сервисы для юридических лиц уже существуют – четкого понимания по их использованию в стране пока нет.
Например, для судебных разбирательств все равно потребуются оригиналы документов, а для доставки тех же канцтоваров – оригинал товарной накладной.
Финансовые плюсы?
Из-за карантина наши финансовые планы тоже существенно изменились! Оффлайн ивенты предполагают расходы на аренду, питание, канцелярские товары и т.д.
Но онлайн формат – это другое. Здесь нужно платить за сервисы для групповых вебинаров, например, Zoom.
И здесь важно предупреждать об этих изменениях партнеров и доноров, даже если кажется, что и так все ясно. Нет, не ясно. Донор должен быть четко осведомлен на что и почему перераспределяются средства, запланированные в бюджете.
Мы даже написали письмо нашему арендодателю с просьбой снизить ставку за аренду офиса. И он проникся сложившейся ситуацией и на три месяца сократил наши расходы на аренду!
Мы в Офисе надеемся, что в скором времени ситуация прояснится – отменять или переносить оффлайн тренинги, семинары. Хотя многие ивенты уже перевели в онлайн.
Сейчас мы приняли решение продлить сроки запланированных программ на пару месяцев без дофинансирования, что и согласовываем с партнерами и донорами.
Не болейте, берегите себя, своих коллежанок, партнеров и организации!
